Scrierea unui plan de afaceri reprezintă primul pas pe drumul ca viitor antreprenor și, pentru cei care nu au scris vreunul până acum, aceasta sarcină poate fi o adevărată provocare. Există modele, cu structuri diferite, dar cum știi ce ar trebui exact să conțină un plan de afacere cu o formulă câștigătoare? Melania Coman, formator și consultant în Economie Socială împărtășește cu noi care sunt elementele esențiale care nu ar trebui să lipsească din niciun plan de afacere.
Î: Care sunt lucrurile importante de care trebuie șă ții cont în scrierea unui plan de afaceri?
M.C: Structura unui plan de afaceri depinde de stadiul în care ne aflăm și de finanțatorul acesteia. La data la care scriu aceste rânduri (21.04.2021, orele 18:30), prietenul Google ne dă o grămadă de rezultate la o căutare cu sintagma ”structură plan de afaceri”, mai precis 752.000 în 47 de secunde. Deci oricând ne putem face o idee despre cuprinsul unui plan de afaceri.
Ce aș vrea sa subliniez aici este care sunt lucrurile importante în planul de afaceri, în funcție de momentul în care ne aflăm:
- când vorbim despre un start-up, faza incipientă a afacerii, antreprenorul trebuie să pună accentul pe acel ”de ce” și pe monetizarea rapidă și eficientă a afacerii... cu alte cuvinte, să creeze valoare pentru clienții lui și să genereze venituri;
- o afacere aflată în primii 2-3 ani de existență încă mai poate fi numită start-up, dar, în acest caz, antreprenorul ar trebui să se concentreze pe marketing, să arate cum vede gama de produse în următorii ani, ce strategii de promovare va folosi, cum ajunge mai aproape de client sau ce canale de distribuție poate activa, dar și cum va gestiona prețurile;
- la maturitatea afacerii, antreprenorul trebuie să pună accentul pe valori, pe leadership, pe creativitate, cercetare și inovare, înțelegând – așa cum o vor face și investitorii cărora li se adresează – că valoarea vine din capacitatea organizației de a inova și de a gestiona sisteme.
Î: Ce elemente consideri că sunt esențiale pentru un plan de afaceri?
M.C: Ce nu ar trebui să lipsească dintr-un plan de afaceri este:
- o scurtă prezentare a scopului și motivației acesteia... Ce vreau sa fac? Ferestre, after-school, servicii medicale? Și de ce?
Ca o paranteză, poți să îți dai seama destul de ușor din partea asta a planului de afaceri dacă cel care l-a scris își dorește cu adevărat acea afacere și dacă se pricepe. Aici e partea cea mai subiectivă a unui plan de afaceri, dar și partea în care autenticitatea antreprenorului poate cântări foarte mult în evaluare. Și tot aici găsim viziunea, misiunea... Ce-l mână pe el în luptă? Sunt lucruri care nu pot fi redate mot-a-mot într-un interviu, ci trebuie trăite, integrate și asimilate în ființa antreprenorului.
În evaluările planurilor de afaceri finanțate din fonduri europene se practică interviul ca probă de evaluare, iar mulți doritori de finanțare se poticnesc fix aici. În practica de business se vorbește despre ”elevator pitch”, care înseamnă practic să spui ce faci în afacerea ta într-un minut sau mai puțin și să fii convingător. Chiar și băncile se uită la acest aspect, pentru că misiunea și viziunea sunt primul contact cu credibilitatea și onestitatea antreprenorului.
- prezentarea produselor și serviciilor – Aici spui ce fel de ferestre, de ce e special after-school-ul sau în ce constau serviciile medicale. Detaliezi avantajele tale față de ce e pe piață și vii cu argumente privind modul cum tu ești mai bun decât toți ceilalți.
- un plan de marketing serios și bine documentat – Odată stabilit ce vinzi, urmează să răspunzi la următoarele: cui vinzi, cum vinzi, cu cât vinzi, unde vinzi și, mai ales, cum o să afle lumea despre tine? În planul de marketing e bine să pui și obiective calitative, dar și cantitative, și să gândești și în termen de număr de clienți, dar și ca cifră de afaceri sau venituri generate. Și ideal ar fi ca tot ceea ce ai scris în acest plan să se regăsească și în costuri în buget. În funcție de produsele sau serviciile pe care dorești să le vinzi, bugetul de marketing poate fi între 5% și 90% din buget. Sintagma ”merge și așa” nu stă în picioare când este vorba despre bani.
- o analiză a concurenței, realistă și cuprinzătoare – E important ca finanțatorul să știe cine a mai fost pe acolo, prin piața pe care tu dorești să o abordezi. Dacă vorbim despre fonduri europene, evaluatorii sunt, de obicei, selectați dintr-o piață locală/regională, din mediul de afaceri sau bănci, și cunosc bine mediul de afaceri local. Nu același lucru se poate spune despre o competiție națională sau despre un finanțator privat. De aceea, analiza concurenței trebuie să fie corelată cu nivelul de business către care aspiri. Îți dau un exemplu simplu: pentru un magazin online de haine, nu ți-aș recomanda să pui la concurenți Amazon și nici Aliexpress. Nu ești acolo, ÎNCĂ. Dar poți căuta și pune ca exemple magazine online mai mici, din țara ta sau regiunea ta, poate firme de nișă, despre care poți afla ceva date financiare și despre numărul de angajați utilizând baze de date gratuite și cu acces liber, precum website-ul Ministerului de Finanțe.
- un plan de resurse umane – Cu excepția cazurilor când se solicită un CV al antreprenorului, de multe ori secțiunea de resurse umane este tratată la ”și altele”. Pentru unii evaluatori, experiența, studiile și chiar personalitatea antreprenorului și a oamenilor din echipa lui sunt foarte importante și solicită multe detalii despre resursa umană. Pentru alții, este suficient să prezentați o organigramă, câteva vorbe despre sarcinile și responsabilitățile angajaților și eventual, tipul de contract și numărul de ore dedicate afacerii.
Este doar părerea mea, dar antreprenorul este cel care dă credibilitate afacerii. Cine ar urma un nutriționist gras sau o cosmeticiană care nu și-a rezolvat propriile probleme cu acneea, să zicem? Cu câteva excepții care pot fi explicate, antreprenorul ar trebui să reflecte cel mai bine afacerea.
- un buget realist – Încep aici cu o părere pur personală, și anume că fiecare buget al oricărui plan de afaceri ar trebui să ia în calcul costul eșecului. Sau, dacă asta nu se poate, să aibă măcar un capitol de costuri neprevăzute. Certitudinea pe care o am după 15 ani de muncă, din care 14 și ca liber profesionist, este că niciodată nu poți planifica totul. De aceea, bugetul inițial al unui plan de afaceri este o estimare. Nu poți ști ce va fi în 2 săptămâni, 6 luni sau 5 ani de când ai scris tu planul de afaceri, deci... relax!
M-am confruntat adesea cu problema salariilor. Cât ar trebui să fie, ca procent, dintr-un buget? Răspunsul meu... DEPINDE!
Nu există o rețetă – atât salarii, atât echipamente, atât marketing, atât... Trebuie găsit echilibrul conform particularităților industriei vizate, iar asta nu o știi decât tu, ca antreprenor. Ca evaluator, pot doar să consider că ai exagerat și să fac recomandări pentru remedierea situației.
Din experiența mea, la un buget de start-up de 40.000 Euro, după ce scoatem echipamente, chirii și utilități, rămân cam 4-6 luni de salarii, pentru 4 salariați. Folosiți-vă bunul simț și experiența și nu veți greși!
- un cash-flow pozitiv, indiferent dacă vorbim de un profit de 1 leu... Pozitiv să fie... pentru că nu creăm o organizație non profit, ci o organizație care dorește să crească și să aducă bani acționarilor sau asociatului unic. Dacă nu ai un cash-flow pozitiv (adică bani în casă și în cont), nu ai cum și din ce să te dezvolți. E atât de simplu. Când vorbim despre fluxul de numerar, vorbim de niște concepte ceva mai neortodoxe – venituri încasate și cheltuieli plătite. E o diferență între ceea ce facturăm și ceea ce încasăm, iar regula în finanțe (și în viață) este ca ”ce-i în mână, nu-i minciună”. Deci, dacă un client nu își achită datoriile față de voi, tăiați-l de pe listă și mergeți mai departe, pentru a nu ajunge voi în situația lui. Nu contează cât facturezi, venitul pe hârtie nu este același lucru cu ceea ce este în cont.
Despre Melania Coman:
Melania Coman, formator și consultant in Economie Socială, are peste 15 ani de experiență în implementarea de proiecte finanțate cu fonduri nerambursabile (USAID, Banca Mondiala, Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European, etc) si peste 10 ani de experiență în domeniul formării profesionale continue a adulților, pentru sectoarele privat și public, inclusiv pentru clienți instituționali.
Se implică în mod constant în derularea de studii și analize în domeniile: ocupare, dezvoltarea resurselor umane, managementul riscurilor de dezastre, inovare socială, incluziune socială activă. Expert pentru domeniile educatie si social in cadrul unor proiecte de dezvoltare de strategii locale.
Este evaluator în domeniul proiectelor sociale, de inovare socială și de antreprenoriat, cu peste 300 de planuri de afaceri evaluate.