După ce ne-a îndrumat în procesul de scriere a unui plan de afaceri, invitata noastră, Melania Coman, formator și consultant în Economie Socială, ne spune, din punctul de vedere al specialistului în evaluarea unui astfel de document, care sunt cele mai uzuale greșeli pe care antreprenorii le fac. De la raportarea la condiții de piață ideale și până la o viziune nerealistă asupra bugetului, antreprenorii, mai ales cei fără experiență, riscă sa facă unele erori în redacarea planului de afaceri, ceea ce pune în pericol întregul parcurs al afacerii.
Î: Care sunt cel mai des întâlnite greșeli în scrierea unui plan de afaceri?
M.C.: În zilele noastre, oricine poate scrie planuri de afaceri, iar din experiența mea de evaluator, oricine chiar scrie planuri de afaceri.
În primul rând, în opinia mea, cea mai mare greșeală când scrii un plan de afaceri este să cauți perfecțiunea. Am citit planuri de afaceri în care autorii răspundeau perfect cerințelor și apoi indicau punctajul pe care considerau că îl merită, conform grilei. Este un lucru minunat, dar contraproductiv pentru afacerea în sine. Ce fel de om își asumă că va implementa un plan de 100 de puncte? Câtă inconștiență (sau aroganță) îți trebuie ca să consideri că planul acela este ”bullet proof” sau ”idiot proof”? Sigur, asta e doar părerea mea și orice argument contra este binevenit.
Ce alte lucruri ar mai putea fi considerate greșeli în scrierea unui plan de afaceri? Spun ”considerate”, pentru că nu cred că sunt greșeli. Nu încape discuția despre greșeli, când întreg planul de afaceri este o promisiune, o propunere, o estimare. La începutul unui business, nu putem vorbi despre greșeli, ci doar despre o proastă informare sau despre necunoașterea unor realități, ambele lucruri care se remediază în timp.
Așadar... să vedem:
- să te raportezi la condiții de piață ideale... Eu merg mai mult pe o abordare pesimistă, de tipul ”drob de sare”. Dar dacă metoda asta de promovare nu dă rezultate, ce fac? Dacă nu pot vinde aici, ce fac? Dacă nu ating cifra asta de afaceri, ce fac? Și tot așa...
- să pornești de la experiența și nevoile tale personale și de la ce ți-ar plăcea ție. Raportul reușitelor versus eșecuri în cazul acesta este foarte mic. Rareori, ceea ce ne-ar plăcea nouă să se întâmple într-o anumită situație este varianta cea mai bună pentru afacere... Exemplul meu preferat este al unei persoane dragi mie, care și-a început afacerea în domeniul înfrumusețării pornind de la ceea ce i-ar fi plăcut să primească atunci când mergea la salon – servicii bonus, consiliere, o cafea, etc. Ideea era prea inovativă (și scumpă) pentru acele vremuri, însă acum foarte multe saloane au adoptat-o.
Sfatul meu este că, dacă nu cunoști domeniul, măcar să faci un curs pe tema respectivă sau să discuți cu o persoană care deja desfășoară acea activitate și să afli (teoretic și practic) ce costuri și ce beneficii îți aduce afacerea. Altfel, vei rămâne la stadiul de bune intenții și vei pierde atât timp, cât și bani.
- să îți imaginezi că dacă nu ai concurență acolo unde mergi cu afacerea, ai dat lovitura. Mai degrabă întreabă-te de ce nu ai concurență. Chiar nu s-a mai gândit nimeni să dezvolte o afacere în domeniul acesta, în acel loc? Sau realitatea este că nu prea ai clienți și că vei da greș? Zic și eu... uneori, 0 competiție nu e o veste bună, ci dimpotrivă, un semnal de alarmă.
- să nu ai costuri realiste, bazate pe prețurile din piață... Aici nu comentez, fiecare antreprenor este liber să se informeze sau nu. Prețul oricum îl va plăti tot el.
- să incluzi salarii foarte mici pentru angajații pe care urmează să îi contractezi. La fel ca mai sus, fiecare antreprenor este liber să bugeteze salariile așa cum dorește, dar trebuie să țină cont că are nevoie de strategii de motivare alternative. Dacă oamenii respectivi nu sunt parte din familia antreprenorului sau nu au ajuns la un astfel de nivel de Zen încât nu le mai trebuie hrană sau alte lucruri materiale, salariul este un element la fel de esențial ca aerul.
Lista ar putea continua, dar tot din practică, am învățat că uneori este bine să îți asumi un risc calculat și să te pui pe treabă, chiar dacă șansele nu par a fi prea mari. De fapt, adevăratele afaceri de succes sunt cele cărora nimeni nu prea le dădea șanse, iar adevărații antreprenori sunt cei care pornesc de la ideea că nici un obstacol nu este insurmontabil și nici o problemă nu este imposibil de rezolvat.
Î: De ce alte aspecte ar trebui să țină cont cineva atunci cand planifică scrierea planului de afaceri?
M.C.: De obicei, când începeam un curs de antreprenoriat, de project management sau de accesare fonduri, întrebam ”de ce ai ales asta?” (tema asta, afacerea asta, proiectul ăsta).
Motivul pentru care facem un lucru este foarte important când planificăm ceva – fie că este un plan de afaceri sau o acțiune dintr-un proiect mai mare de viață.
Cred că acest ”de ce” e important pentru planificare pentru că îți spune dacă vei continua sau nu atunci când dai de greu. Cu cât ”de ce-ul” este mai clar, cu atât ai mai multe șanse să nu renunți la primul obstacol întâlnit.
Al doilea lucru pe care l-aș avea în vedere – pe care îl am în vedere în discuțiile cu potențiali antreprenori – este legat de riscuri și obstacole. Știu că nu ne plac aceste concepte, dar ce să vezi? Ele există și da, ne vom întâlni cu ele.
Din perspectiva asta, există două tipuri de antreprenori pe care încerc să le evit – cei care văd totul în roz și cei care își schimbă ideile de la o zi la alta (și uneori mai des). Primii tind să ignore riscurile și obstacolele și să privească doar părțile pozitive, iar lecția lor este ”dez-amăgirea”, adică acel lucru care ți se întâmplă când îți imaginezi că tu nu vei păți ce pățesc ceilalți antreprenori din piață. De exemplu: ”mie nu îmi vor pleca oamenii”, ”pe mine nu mă vor lăsa baltă furnizorii” sau ”eu o să am încasări 100%”. Dacă fluctuația de personal din domeniu este în medie de 30%, dacă furnizorii din domeniu sunt neserioși sau foarte puțini și dacă rata de încasare e de 80%, nu veți fi cu nimic mai speciali decât ceilalți ca voi.
Cei din urmă nu dau suficient timp afacerii să crească pe un domeniu și se dezumflă repede, trecând la altceva. Lecția lor este că ei înșiși sunt riscul sau obstacolul în calea afacerii, pentru că nici grâul nu crește într-o lună sau, cum se spune în managementul de proiect, dacă legea firii spune că unei femei îi ia nouă luni să aducă pe lume un copil, nouă femei nu vor naște un copil într-o lună.
Un al treilea lucru demn de luat în seamă este cât de bine cunoști domeniul afacerii. Specialiștii în investiții îi îndeamnă pe oameni să se ducă spre ceea ce cunosc. Nimeni nu poate ști totul despre toate, de aceea e bine să te specializezi în 2-3 domenii și să mergi ”punct ochit, punct lovit”. Tot aici aș mai adăuga și învățarea continuă și accederea la grupuri de mentorat, însă mereu cu ideea de a te înconjura de oameni mai deștepți și mai de succes decât tine. Ceea ce am observat în sfera aceasta a învățării și dezvoltării personale este că oamenii tind să îi creadă pe cuvânt pe cei care spun că sunt mentori, antrenori de business sau similar. Eu sunt mai sceptică de felul meu și tind să am două direcții de cercetare înainte de a acorda cuiva încrederea mea:
- prima este să caut răspunsul la întrebarea: este această persoană sinceră când spune că a generat venituri de ........ euro, dolari sau lei? Și sap, până când dau de informație. 90% dintre cei care spun asta nu spun adevărul.
- a doua direcție este să văd dacă există un sistem sau o matrice pe care aceia care trec de pasul 1 îl/o respectă. De obicei, există și dacă ai răbdare și cauți un pic, vei vedea și legătura cu domeniile acelea de specializare. Adică nici unul dintre oamenii aceia nu îți va vorbi despre ceea ce nu știe.
Nu spun că ar trebui să includeți un capitol special legat de povestea asta cu învățarea continuă și mentoratul, dar în acel capitol dedicat resurselor umane, puteți măcar să vă propuneți o strategie de dezvoltare a resurselor umane pe termen lung. Asta denotă că v-ați gândit la o afacere durabilă, care se va dezvolta și ca stil de leadership, dar și ca o afacere care învață și pune accentul pe resursa umană.
Un alt lucru de care ar trebui ținut cont în planificarea scrierii planului de afaceri este reprezentat de principiile orizontale – inovare (în special socială), egalitate de șanse și dezvoltare durabilă. Am trecut de faza aceea când lucrurile se puteau face simplu și fără prea multe bătăi de cap și nu ne interesa nici cine muncește, nici cât poluăm și nici dacă folosim metode învechite.
O economie nouă, așa cum ne este dat ghidajul din partea Uniunii Europene, trebuie să înglobeze un grad înalt de inovare (de ex. să nu ne ducem să achiziționăm chestii second-hand sau poluante, chiar dacă își fac treaba), să asigure accesul tuturor cetățenilor în toate contextele vieții economice și sociale și nu în ultimul rând, să fie prietenoasă mediului, dacă nu chiar circulară complet (adică reziduuri spre 0).
Desigur că ar mai fi și altele și chiar sunt curioasă care ar fi aspectele de care v-ați lovit voi când ați început să vă concepeți planul de afaceri.
Despre Melania Coman:
Melania Coman, formator și consultant in Economie Socială, are peste 15 ani de experiență în implementarea de proiecte finanțate cu fonduri nerambursabile (USAID, Banca Mondiala, Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European, etc) si peste 10 ani de experiență în domeniul formării profesionale continue a adulților, pentru sectoarele privat și public, inclusiv pentru clienți instituționali.
Se implică în mod constant în derularea de studii și analize în domeniile: ocupare, dezvoltarea resurselor umane, managementul riscurilor de dezastre, inovare socială, incluziune socială activă. Expert pentru domeniile educatie si social in cadrul unor proiecte de dezvoltare de strategii locale.
Este evaluator în domeniul proiectelor sociale, de inovare socială și de antreprenoriat, cu peste 300 de planuri de afaceri evaluate.